Der Entwicklungsvertrag bekommt viel Aufmerksamkeit. Der Wartungsvertrag wird oft am Rand unterschrieben — und regelt die nächsten fünf Jahre.
Warum der Vertrag wichtiger ist als der Preis
Nach der Übergabe verschiebt sich das Verhältnis. Während der Entwicklung haben Sie Verhandlungsmacht: Sie können den Anbieter wechseln. Danach nicht mehr ohne Weiteres — die Software läuft, das Wissen liegt beim Anbieter, ein Wechsel kostet.
Genau deshalb müssen die Bedingungen für diese Phase vorher stehen, nicht wenn es klemmt.
Zwölf Punkte, die geregelt sein müssen
- Was genau ist abgedeckt? Betriebssystem, Laufzeitumgebung, Bibliotheken, Anwendung selbst. Aufzählen, nicht «alles Nötige».
- Reaktions- und Behebungszeit. Zwei verschiedene Dinge. Reaktion heisst, jemand meldet sich. Behebung heisst, es läuft wieder. Beides gehört geregelt, gestaffelt nach Schwere.
- Schweregrade definiert. Was ist ein Totalausfall, was eine Beeinträchtigung, was ein Schönheitsfehler? Ohne Definition streitet man im Ernstfall über die Einstufung.
- Erreichbarkeit. Werktags 8 bis 18 Uhr? Auch am Wochenende? Über welchen Kanal, und was gilt ausserhalb?
- Backup-Regelung. Häufigkeit, Aufbewahrungsdauer, Ort, Testrhythmus.
- Wiederherstellungspunkt und Wiederanlaufzeit. Wie viel Datenverlust ist im schlimmsten Fall möglich, wie lange dauert die Wiederherstellung? Zahlen, keine Absichtserklärungen.
- Sicherheitsupdates. In welcher Frist werden kritische Lücken geschlossen? Üblich sind 48 bis 72 Stunden bei hoher Kritikalität.
- Was ist keine Wartung? Neue Funktionen sind Weiterentwicklung. Die Abgrenzung gehört in den Vertrag, sonst wird jede Anfrage zur Diskussion.
- Stundensatz für Weiterentwicklung. Festgeschrieben, mit Regel für Anpassungen. Sonst wird nachverhandelt, wenn Sie am wenigsten Spielraum haben.
- Eigentum an Code und Daten. Sollte im Entwicklungsvertrag stehen und im Wartungsvertrag bestätigt werden.
- Ausstieg. Kündigungsfrist, Datenexport in strukturiertem Format, Übergabedokumentation, Kosten dafür. Unser Standard: kostenlos und vollständig.
- Unterauftragnehmer. Wer wird eingesetzt, werden Sie über Änderungen informiert?
Reaktionszeiten richtig wählen
| stufe | reaktion | erreichbarkeit | aufpreis |
|---|---|---|---|
| Basis | 1 Arbeitstag | Mo–Fr 9–17 | — |
| Standard | 4 Arbeitsstunden | Mo–Fr 8–18 | +30–50 % |
| Erweitert | 1 Stunde | Mo–So 7–22 | +100–180 % |
Die ehrliche Frage lautet: Was kostet eine Stunde Stillstand? Bei einem internen Werkzeug ist das ärgerlich. Bei einem Bestellsystem am Freitagabend ist es teuer.
Wählen Sie danach, nicht nach Gefühl. Die meisten KMU sind mit der Standardstufe richtig bedient. Erweitert lohnt sich nur, wenn Kunden unmittelbar betroffen sind.
Was nicht in den Wartungsvertrag gehört
- Neue Funktionen. Das ist Weiterentwicklung und wird separat vereinbart.
- Schulung neuer Mitarbeitender. Kann dazugekauft werden, ist aber keine Wartung.
- Anpassungen wegen geänderter Prozesse. Wenn sich Ihr Ablauf ändert, ist das kein Fehler der Software.
- Fehler durch Drittsysteme. Wenn Ihr Buchhaltungsanbieter die Schnittstelle ändert, ist die Anpassung Aufwand — die Überwachung, die es bemerkt, gehört aber in die Wartung.
Diese Abgrenzung nützt beiden Seiten. Ohne sie wird jede Anfrage zur Auslegungsfrage, und das belastet die Zusammenarbeit mehr als die Kosten selbst.
Preisrahmen
| anwendungsgrösse | relativer aufwand | enthalten |
|---|---|---|
| Kleines Werkzeug, < 20 Nutzer | gering | Hosting, Backup, Updates, Basis-Reaktion |
| Fachanwendung, 20–80 Nutzer | mittel | zusätzlich Überwachung, Standard-Reaktion |
| Umfassendes System | hoch | zusätzlich Testumgebung, Berichte |
| Kundenseitiges System | am höchsten | erweiterte Erreichbarkeit |
Als Faustregel für die Budgetplanung gilt: 15 bis 25 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. Deutlich weniger bedeutet meist, dass Sicherheitsupdates nicht wirklich abgedeckt sind. Den konkreten Betrag nennen wir mit dem Angebot.
Warnsignale
- Keine Zahlen bei Reaktionszeiten. «Zeitnah» ist keine Zusage.
- Kein Datenexport geregelt. Oder nur gegen Gebühr.
- Automatische Verlängerung mit langer Kündigungsfrist. Drei Monate sind üblich, ein Jahr ist zu viel.
- Stundensatz für Weiterentwicklung nicht genannt. Wird später zu Ihren Ungunsten festgelegt.
- Zugangsdaten nur beim Anbieter. Sie sollten administrativen Zugang zu Hosting, Domain und Repository haben — auch wenn Sie ihn nie nutzen.
Der letzte Punkt ist der wichtigste und wird am häufigsten übersehen. Wenn Ihr Anbieter die Domain auf den eigenen Namen registriert hat und den einzigen Serverzugang besitzt, sind Sie in einer schlechten Position — unabhängig davon, wie gut die Zusammenarbeit läuft.
Häufige Fragen
Was kostet ein Software-Wartungsvertrag?
Als Faustregel 15 bis 25 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. Der konkrete Betrag hängt an Grösse der Anwendung, Anzahl Nutzer und der zugesicherten Reaktionszeit und steht im Angebot.
Welche Reaktionszeit braucht ein KMU?
Meist die Standardstufe mit vier Arbeitsstunden Reaktion, Montag bis Freitag. Erweiterte Erreichbarkeit lohnt sich nur, wenn Kunden bei einem Ausfall unmittelbar betroffen sind.
Was gehört nicht in den Wartungsvertrag?
Neue Funktionen, Schulung neuer Mitarbeitender und Anpassungen wegen geänderter Prozesse. Das ist Weiterentwicklung und wird separat vereinbart.
Worauf sollte man beim Ausstieg achten?
Kündigungsfrist, vollständiger Datenexport in strukturiertem Format, Übergabedokumentation und die Kosten dafür. Ausserdem sollten Sie administrativen Zugang zu Hosting, Domain und Repository besitzen.
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Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Wir nennen eine Bandbreite für Aufwand und Kosten — und sagen ab, wenn es sich nicht lohnt.
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