Recall ist in der Zahnmedizin der planbarste Umsatz überhaupt — und der, der am häufigsten liegen bleibt. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil er strukturell an der falschen Stelle hängt.
Warum Recall liegen bleibt
In den meisten Praxen läuft es so: Die Recall-Liste wird abgearbeitet, wenn am Empfang gerade Zeit ist. Zeit ist am Empfang aber genau dann, wenn wenig los ist — und wenig los ist, wenn der Kalender nicht voll ist. Der Recall greift also am schwächsten, wenn er am dringendsten gebraucht würde.
Dazu kommt: Ein Anruf erreicht tagsüber viele Berufstätige nicht. Ein zweiter Versuch wird oft nicht gemacht. Der Patient fällt aus der Liste, ohne dass es jemandem auffällt.
Wie ein automatisierter Recall aufgebaut ist
Der Kern ist einfach: Der Prozess läuft nach Regeln, nicht nach Kapazität.
- Fälligkeit aus dem letzten Termin. Nach sechs, zwölf oder einem individuell gesetzten Intervall.
- Erste Erinnerung per SMS mit direktem Buchungslink, vier Wochen vor Fälligkeit.
- Zweite Erinnerung nach zehn Tagen, falls keine Buchung erfolgt ist — anderer Kanal, etwa E-Mail.
- Dritte Stufe: Liste für den Empfang mit den Patienten, die auf keine Nachricht reagiert haben. Jetzt lohnt sich der Anruf, weil die Liste kurz ist.
- Messung. Wie viele Erinnerungen führen zu Terminen? Diese Zahl ist die Grundlage für alle weiteren Anpassungen.
Der vierte Punkt ist der entscheidende Unterschied zum manuellen Vorgehen. Der Empfang telefoniert nicht mehr die ganze Liste ab, sondern nur noch die Fälle, die wirklich einen Anruf brauchen.
Die Warteliste für kurzfristige Lücken
Eine Absage zwei Stunden vor dem Termin lässt einen Behandlungsstuhl leer. Eine Warteliste löst das automatisch:
- Patienten können sich für kurzfristige Termine vormerken lassen, mit Angabe möglicher Zeitfenster
- Fällt ein Termin aus, geht die Lücke automatisch an passende Patienten
- Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin
- Der Empfang muss dafür nichts tun
Für Patienten mit Beschwerden, die auf einen Termin warten, ist das ein echter Dienst — nicht nur eine Auslastungsmassnahme.
Kostenvoranschläge nachverfolgen
Der zweite grosse Bereich in der Zahnmedizin. Ein KVA wird abgegeben und dann oft nicht weiterverfolgt. Was hilft:
- KVA digital zustellen, mit Statusverfolgung: zugestellt, angesehen, angenommen
- Automatisches Nachfassen nach zehn und dreissig Tagen, falls keine Reaktion
- Übersicht über offene KVA mit Betrag, sortiert nach Alter
- Bei Annahme direkt Terminvorschläge anbieten
Die Statusverfolgung ist dabei nützlicher, als sie klingt: Ein KVA, der nie angesehen wurde, braucht eine andere Reaktion als einer, der dreimal geöffnet wurde.
Anbindung an die Praxissoftware
Ihre Verwaltungssoftware bleibt führend für Krankengeschichte und Abrechnung. Wir bauen die Erinnerungs- und Kommunikationsschicht und binden sie an.
Der Weg hängt vom System ab: Manche bieten eine dokumentierte Schnittstelle, bei anderen arbeiten wir mit nächtlichen Exporten. Für Recall reicht ein täglicher Abgleich völlig — Termine, die heute gebucht werden, müssen nicht in derselben Sekunde in beiden Systemen stehen.
Was wir vor jedem Angebot prüfen: Welche Schnittstelle bietet Ihr System konkret? Diese Frage entscheidet über einen erheblichen Teil des Aufwands.
Rechtliches zu SMS und E-Mail
Erinnerungen an bestehende Patienten im Rahmen eines laufenden Behandlungsverhältnisses sind unproblematisch, solange kein Widerspruch vorliegt. Drei Punkte gehören trotzdem beachtet:
- Jede Nachricht braucht eine einfache Abmeldemöglichkeit
- Der Widerspruch muss im System hinterlegt und beachtet werden
- In Erinnerungen gehören keine Behandlungsdetails — «Termin bei Dr. X am 14.5. um 10 Uhr» genügt, alles Weitere ist unnötiges Risiko
Wenn Sie Gesundheitsangaben übermitteln wollen, gehört das in einen geschützten Bereich, nicht in eine SMS.
Kosten
| umfang | aufwand | dauer |
|---|---|---|
| Recall mit mehrstufigen Erinnerungen | 6–12 Personentage | 4–7 Wochen |
| Zusatz: Online-Buchung | 5–10 Personentage | 3–5 Wochen |
| Zusatz: Warteliste für Lücken | 3–6 Personentage | 2–4 Wochen |
| Zusatz: KVA-Verfolgung | 5–11 Personentage | 4–6 Wochen |
| Laufend: SMS-Versand | Gebühr des Anbieters pro SMS | — |
Aufwand in Personentagen, nicht Preis: So können Sie mit dem Tagessatz Ihres Anbieters selbst rechnen. Was ein Vorhaben bei uns kostet, nennen wir im kostenlosen Erstgespräch.
Rechnen Sie den Nutzen über die Zahl der Recalls, die heute nicht zustande kommen, multipliziert mit dem durchschnittlichen Umsatz einer Sitzung. In den meisten Praxen ist das eine Zahl, die die Investition schnell relativiert — und der einzige Massstab, an dem sich eine Offerte sinnvoll beurteilen lässt.
Häufige Fragen
Wie funktioniert automatisierter Recall?
Nach Regeln statt nach freier Zeit am Empfang: Fälligkeit aus dem letzten Termin berechnen, erste Erinnerung per SMS mit Buchungslink, zweite über einen anderen Kanal, und erst danach eine kurze Anrufliste für den Empfang.
Dürfen Patienten per SMS erinnert werden?
Ja, im Rahmen eines laufenden Behandlungsverhältnisses und solange kein Widerspruch vorliegt. Jede Nachricht braucht eine Abmeldemöglichkeit, und Behandlungsdetails gehören nicht in eine SMS.
Was kostet die Automatisierung des Recalls?
Ein mehrstufiger Recall braucht typischerweise sechs bis zwölf Personentage, Online-Buchung und Warteliste je drei bis zehn zusätzlich. Dazu kommen die Gebühren Ihres SMS-Anbieters pro Nachricht. Den Preis für Ihre Praxis nennen wir im kostenlosen Erstgespräch.
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Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Wir nennen eine Bandbreite für Aufwand und Kosten — und sagen ab, wenn es sich nicht lohnt.
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