Ohne Lastenheft bekommen Sie Offerten, die sich nicht vergleichen lassen — jeder Anbieter hat sich etwas anderes vorgestellt. Mit einem guten Lastenheft bekommen Sie Zahlen, die sich gegenüberstellen lassen. Das ist der ganze Zweck.
Wozu ein Lastenheft gut ist
Und wozu nicht: Es ist keine technische Spezifikation. Sie müssen nicht wissen, welche Datenbank eingesetzt wird oder wie die Bildschirme aussehen. Das ist Aufgabe des Anbieters.
Ihre Aufgabe ist die andere Hälfte: zu beschreiben, was heute passiert, was daran nicht funktioniert und woran Sie erkennen würden, dass das Problem gelöst ist. Diese drei Punkte kann Ihnen niemand abnehmen, weil nur Sie den Betrieb kennen.
Die sechs Abschnitte
1. Ausgangslage
Was macht Ihr Betrieb, wie gross ist er, wer wird die Software nutzen. Zwei Absätze reichen. Wichtig ist die Zahl der Nutzer und ihre Rollen — davon hängt der Aufwand stärker ab als von allem anderen.
2. Der heutige Ablauf
Der wichtigste Abschnitt. Beschreiben Sie Schritt für Schritt, was heute geschieht, inklusive der Werkzeuge, die dabei verwendet werden. Beispiel: «Der Kunde ruft an. Die Mitarbeiterin notiert auf einem Block. Am Abend überträgt sie die Notizen in die Excel-Datei auf dem Server. Am Freitag erstellt die Buchhaltung daraus die Rechnungen.»
Genau diese Art von Beschreibung zeigt einem Anbieter mehr als jede Funktionsliste.
3. Was daran nicht funktioniert
Konkret und wenn möglich mit Zahlen. «Die Übertragung kostet täglich eine Stunde», «etwa fünf Prozent der Regiestunden werden nie verrechnet», «die Auswertung liegt erst am 20. des Folgemonats vor».
4. Was die Software können soll
Als Liste, aufgeteilt in «zwingend» und «wünschenswert». Diese Trennung ist wichtiger als die Liste selbst — sie erlaubt dem Anbieter, ein gestuftes Angebot zu machen.
5. Rahmenbedingungen
Bestehende Systeme, an die angebunden werden muss. Datenschutzanforderungen. Sprachen. Ob eine mobile Nutzung nötig ist. Budgetrahmen und Wunschtermin.
6. Erfolgskriterien
Woran messen Sie in sechs Monaten, ob es sich gelohnt hat? «Die Erfassung dauert unter einer Minute», «keine Doppelerfassung mehr», «Auswertung jederzeit abrufbar».
Anforderungen richtig formulieren
Die brauchbarste Form beschreibt Rolle, Ziel und Zweck:
Als Monteur möchte ich meine Stunden direkt auf der Baustelle erfassen, damit ich sie am Abend nicht aus dem Gedächtnis nachtragen muss.
Das ist besser als «Zeiterfassung mobil», weil es den Grund mitliefert. Ein guter Anbieter erkennt daraus, dass Geschwindigkeit und Offline-Fähigkeit zentral sind — Dinge, die in der Kurzform nicht stehen.
Ergänzen Sie pro Anforderung, woran Sie erkennen, dass sie erfüllt ist. Bei der obigen Anforderung etwa: «Die Erfassung eines Einsatzes dauert unter 45 Sekunden und funktioniert ohne Empfang.»
Vier häufige Fehler
- Lösungen statt Probleme beschreiben. «Wir brauchen ein Dropdown mit den Baustellen» ist eine Lösung. «Der Monteur muss die Baustelle in zwei Sekunden auswählen können, es sind bis zu 40 aktive» ist das Problem — und lässt bessere Lösungen zu.
- Alles ist zwingend. Wenn nichts wünschenswert ist, kann der Anbieter nichts stufen. Erfahrungsgemäss ist die Hälfte dessen, was zuerst als zwingend markiert wird, es beim zweiten Durchgang nicht mehr.
- Sonderfälle verschweigen. Der Kunde, der als Einziger eine andere Rechnungsstellung hat. Die Filiale mit den abweichenden Öffnungszeiten. Diese Fälle treiben den Aufwand und tauchen sonst erst in Monat drei auf.
- Kein Budgetrahmen. Viele halten das für Verhandlungsnachteil. In Wahrheit bekommen Sie ohne Rahmen Angebote, die um den Faktor vier auseinanderliegen, und können keines beurteilen. Nennen Sie eine Spanne.
Wie umfangreich?
Für ein KMU-Projekt zwischen CHF 20'000 und 60'000 sind vier bis acht Seiten angemessen. Mehr wird nicht gelesen, weniger lässt zu viel offen.
Nützlicher als Länge sind Beilagen: Bildschirmfotos der aktuellen Excel-Datei, ein ausgefülltes Papierformular, ein Beispiel einer heutigen Auswertung. Diese Dokumente sagen mehr als drei Seiten Text.
Vorlage zum Übernehmen
Diese Struktur können Sie direkt verwenden:
- Unternehmen und Ansprechperson
- Zahl der Nutzer und ihre Rollen
- Der heutige Ablauf, Schritt für Schritt
- Probleme mit dem heutigen Ablauf, mit Zahlen
- Zwingende Anforderungen (Rolle – Ziel – Zweck)
- Wünschenswerte Anforderungen
- Bestehende Systeme und nötige Anbindungen
- Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen
- Budgetrahmen und Wunschtermin
- Erfolgskriterien nach sechs Monaten
- Beilagen: heutige Formulare, Tabellen, Auswertungen
Wenn Sie beim Schreiben stecken bleiben: Das ist normal und meist ein Zeichen, dass der Ablauf selbst unklar ist. Wir gehen das im Erstgespräch gemeinsam durch — für viele Kunden ist dieses Gespräch bereits der nützlichste Teil, unabhängig davon, ob daraus ein Auftrag wird.
Häufige Fragen
Wie lang sollte ein Lastenheft sein?
Für ein KMU-Projekt zwischen CHF 20'000 und 60'000 sind vier bis acht Seiten angemessen. Wichtiger als Länge sind Beilagen: Bildschirmfotos der heutigen Excel-Datei, ausgefüllte Papierformulare, ein Beispiel einer aktuellen Auswertung.
Muss man technische Details ins Lastenheft schreiben?
Nein. Datenbank, Architektur und Bildschirmaufbau sind Aufgabe des Anbieters. Ihre Aufgabe ist zu beschreiben, was heute passiert, was daran nicht funktioniert und woran Sie den Erfolg messen würden.
Soll man das Budget nennen?
Ja. Ohne Rahmen erhalten Sie Angebote, die um den Faktor vier auseinanderliegen und sich nicht beurteilen lassen. Eine Spanne genügt.
Ihr Projekt besprechen?
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Wir nennen eine Bandbreite für Aufwand und Kosten — und sagen ab, wenn es sich nicht lohnt.
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