Standardsoftware oder Individualsoftware? Ein Entscheidungsleitfaden

Die Frage «kaufen oder bauen» wird in den meisten Betrieben zu früh gestellt. Bevor sie sinnvoll beantwortet werden kann, muss klar sein, welches Problem überhaupt gelöst werden soll — und wie viel es aktuell kostet.

Die falsche erste Frage

Wir erleben oft folgenden Ablauf: Ein Betrieb merkt, dass etwas nicht rund läuft, schaut sich drei Produkte an, findet bei jedem etwas, das fehlt, und landet bei der Frage nach Eigenentwicklung. Übersprungen wurde dabei der wichtigste Schritt: Welcher Teil des Ablaufs kostet tatsächlich Zeit und Geld?

Ohne diese Antwort vergleichen Sie Funktionslisten statt Nutzen. Und Funktionslisten gewinnt immer die Standardsoftware, weil sie hunderte Funktionen mitbringt — von denen Sie fünf brauchen.

Neun Prüffragen

Beantworten Sie diese neun Fragen, bevor Sie irgendein Produkt anschauen.

1. Welcher Ablauf kostet konkret wie viele Stunden pro Woche? Messen Sie es. Schätzungen liegen regelmässig um den Faktor zwei daneben.
2. Ist dieser Ablauf bei Ihnen anders als bei Mitbewerbern? Wenn ja: warum? Ist es ein Wettbewerbsvorteil oder gewachsenes Durcheinander?
3. Wie viele Personen arbeiten damit? Bei lizenzbasierten Produkten entscheidet diese Zahl über die Fünfjahreskosten.
4. Wie oft ändert sich der Ablauf? Häufige Änderungen sprechen für eigene Software, weil Anpassungen sonst am Anbieter hängen.
5. Welche Daten fallen an und wie heikel sind sie? Patienten-, Mandanten- und Personaldaten schränken die Anbieterauswahl stark ein.
6. Mit welchen Systemen muss es sprechen? Prüfen Sie, ob die Standardsoftware die nötigen Schnittstellen bietet — nicht ob sie «offen» ist.
7. Was passiert, wenn der Anbieter das Produkt einstellt? Kommen Sie an Ihre Daten? In welchem Format?
8. Gibt es das Produkt auf Deutsch und mit Schweizer Besonderheiten? MwSt-Sätze, QR-Rechnung, AHV-Nummer, Kantonsunterschiede — daran scheitern viele internationale Produkte.
9. Wie viel Umstellung verträgt Ihr Team? Die technisch beste Lösung ist wertlos, wenn sie nach drei Monaten wieder in Excel umgangen wird.

Kostenvergleich über fünf Jahre

Der häufigste Rechenfehler ist der Vergleich von Anschaffungspreis mit Entwicklungskosten. Sinnvoll ist der Vergleich über fünf Jahre. Ein Beispiel mit fünfzehn Nutzern:

Das Beispiel ist bewusst so gewählt, dass es knapp ausgeht — genau dort liegen die meisten realen Fälle. Verschieben Sie die Nutzerzahl auf fünf, gewinnt die Standardsoftware deutlich. Verschieben Sie sie auf vierzig, gewinnt die Eigenentwicklung deutlich. Die Nutzerzahl ist bei lizenzbasierten Produkten fast immer der entscheidende Hebel.

Wichtig ist die Zeile «Workarounds». Sie fehlt in praktisch jedem Vergleich und ist oft der grösste Posten. Wenn Ihr Team wöchentlich zwei Stunden damit verbringt, Daten zwischen Systemen zu kopieren oder Auswertungen von Hand zu bauen, gehört das in die Rechnung.

Der dritte Weg, der oft übersehen wird

Die Entscheidung ist selten binär. In der Mehrheit unserer Projekte ist die beste Antwort: Standardsoftware für den Kern behalten, Eigenentwicklung für das, was fehlt.

Ein Beispiel aus dem Gesundheitswesen: Die Praxissoftware bleibt für Krankengeschichte und Abrechnung. Sie ist erprobt, zertifiziert und würde neu gebaut ein Vermögen kosten. Ergänzt wird sie um Online-Terminbuchung, digitale Anmeldung und sichere Patientenkommunikation — genau die Bereiche, in denen die Praxissoftware schwach ist. Beides verbunden über eine Schnittstelle.

Das Ergebnis kostet einen Bruchteil einer Vollentwicklung und löst das eigentliche Problem. Dasselbe Muster funktioniert im Treuhandwesen, in der Immobilienverwaltung und im Handwerk.

Wann Standardsoftware klar gewinnt

• Der Bereich ist gesetzlich stark reguliert und verändert sich laufend — Lohnbuchhaltung ist das Paradebeispiel. Die Nachführung von Gesetzesänderungen selbst zu tragen, lohnt sich für kein KMU.
• Ihr Ablauf ist branchenüblich und Sie haben keinen Grund, davon abzuweichen.
• Sie brauchen die Lösung in zwei Wochen und nicht in vier Monaten.
• Weniger als etwa acht Nutzer und ein gängiger Anwendungsfall.
• Es gibt ein Produkt, das ohne Anpassung mindestens 85 Prozent abdeckt — und die restlichen 15 Prozent sind wirklich verzichtbar.

Wann eigene Software klar gewinnt

• Ihr Ablauf ist ein echter Wettbewerbsvorteil, den kein Standardprodukt abbildet.
• Lizenzkosten steigen mit jedem neuen Mitarbeitenden und Sie wachsen.
• Sie betreiben bereits zwei bis drei Systeme, die manuell abgeglichen werden.
• Die Datenhoheit ist geschäftskritisch — bei Berufsgeheimnisträgern regelmässig der Fall.
• Sie wollen die Software später selbst weiterverkaufen oder Kunden zugänglich machen.

Wer eigene Software baut, um Lizenzkosten zu sparen, rechnet meist falsch. Wer sie baut, weil sein Prozess einen Vorteil darstellt, rechnet meist richtig.

Falls Sie unsicher sind, welche Kategorie auf Sie zutrifft: Wir schauen uns den Ablauf im Erstgespräch an und sagen Ihnen offen, wenn ein Standardprodukt die bessere Antwort ist. Das kommt regelmässig vor.

Häufige Fragen