Fast jeder Handwerksbetrieb, mit dem wir sprechen, hat dieselbe Struktur: Auf der Baustelle wird auf Papier notiert, im Büro wird abgetippt. Was dabei verloren geht, merkt man erst in der Nachkalkulation — falls sie überhaupt gemacht wird.
Was der Papierrapport wirklich kostet
Nicht das Ausfüllen ist teuer, sondern alles danach. Ein Betrieb mit zwölf Monteuren:
| posten | aufwand / monat | kosten |
|---|---|---|
| Abtippen im Büro (12 Rapporte/Tag, 3 Min.) | 13 Std. | CHF 1'040 |
| Rückfragen bei unleserlichen Angaben | 6 Std. | CHF 480 |
| Nicht verrechnete Regiestunden (ca. 4 %) | — | CHF 2'800 |
| Nicht belastetes Material | — | CHF 900 |
| Verzögerte Rechnungsstellung (Zinseffekt) | — | CHF 200 |
| Total | ca. CHF 5'400/Monat |
Der grösste Posten ist nicht die Bürozeit, sondern die Stunden, die nie beim Kunden landen. Sie fallen nicht auf, weil sie nie erfasst wurden — genau das macht sie so teuer.
Sieben Anforderungen an eine Baustellen-App
Wir haben mehrere solche Anwendungen gebaut, und die Anforderungen sind erstaunlich konstant:
- Unter einer Minute pro Erfassung. Alles darüber wird auf Dauer umgangen. Das ist die härteste Anforderung und die wichtigste.
- Funktioniert ohne Empfang. Untergeschoss, Neubau, abgelegene Lage. Erfassung lokal speichern, später übertragen.
- Grosse Bedienelemente. Bedienbar mit staubigen Fingern, gegen Sonnenlicht, teilweise mit Handschuhen.
- Vorausgefüllt. Die Baustelle von gestern, die üblichen Arbeitspositionen, die zuletzt verwendeten Materialien. Tippen ist der Feind.
- Foto in zwei Schritten. Kamera öffnen, auslösen, fertig — Zuordnung zum Auftrag automatisch.
- Keine Pflichtfelder, die auf dem Bau niemand kennt. Kostenstellen und Projektnummern gehören ins Büro, nicht auf die Baustelle.
- Korrigierbar. Wer sich vertippt, muss es selbst richten können, ohne im Büro anzurufen.
Nachkalkulation als eigentlicher Gewinn
Die Zeitersparnis im Büro ist messbar, aber nicht der grösste Nutzen. Der liegt in etwas, das ohne digitale Erfassung praktisch unmöglich ist: der systematischen Nachkalkulation.
Sobald Stunden und Material auftragsbezogen erfasst sind, lässt sich pro Auftrag vergleichen, was offeriert und was tatsächlich gebraucht wurde. Nach zwanzig Aufträgen zeigt sich ein Muster: Welche Arbeiten bieten Sie systematisch zu tief an?
In den Betrieben, die wir begleitet haben, war das jeweils die Erkenntnis mit dem grössten Geldwert — deutlich grösser als die eingesparte Bürozeit. Meist betrifft es ein oder zwei Positionsarten, bei denen der Ansatz seit Jahren nicht angepasst wurde.
Warum Einführungen scheitern
Wir haben Projekte gesehen, die nach drei Monaten wieder auf Papier zurückliefen. Die Gründe sind fast immer dieselben:
- Zu viele Pflichtfelder. Das Büro wünscht sich vollständige Daten und macht damit die Erfassung so aufwendig, dass sie unterbleibt. Halbe Daten sind besser als keine.
- Alles auf einmal. Zeit, Material, Fotos, Checklisten und Abnahme gleichzeitig einzuführen überfordert. Fangen Sie mit Stunden an.
- Keine Begleitung in den ersten Wochen. Eine Schulung am Freitagnachmittag ersetzt keine Begleitung auf der Baustelle in Woche eins.
- Der Chef macht nicht mit. Wenn die Geschäftsleitung weiterhin Papierrapporte akzeptiert, bleibt es beim Papier.
- Private Geräte ohne Klärung. Wer soll den Datenverbrauch zahlen, was passiert bei Austritt? Klären Sie das vorher schriftlich.
Kosten
| umfang | aufwand | dauer |
|---|---|---|
| Mobile Web-Erfassung, Stunden und Material | 8–16 Personentage | 4–7 Wochen |
| Native App mit Offline-Betrieb und Fotos | 16–34 Personentage | 8–14 Wochen |
| Zusatz: Offerten und Nachkalkulation | 7–14 Personentage | 3–6 Wochen |
| Zusatz: Anbindung Buchhaltung / Lohn | 4–9 Personentage | 2–4 Wochen |
Aufwand in Personentagen, nicht Preis: So können Sie mit dem Tagessatz Ihres Anbieters selbst rechnen. Was ein Vorhaben bei uns kostet, nennen wir im kostenlosen Erstgespräch.
Für Betriebe unter zehn Monteuren empfehlen wir meist die mobile Web-Erfassung. Sie ist günstiger, sofort verteilbar und deckt alles ab ausser dem Betrieb völlig ohne Empfang.
Ablauf einer Einführung
- Einen Tag mitgehen. Wir begleiten einen Monteur auf die Baustelle. Das ersetzt drei Sitzungen.
- Nur Stunden, erste Version. In vier bis sechs Wochen nutzbar.
- Pilot mit zwei Personen. Zwei Wochen, mit direktem Draht zu uns. Wer sich freiwillig meldet, ist der richtige Pilot.
- Ausrollen mit Begleitung. Erste Woche täglich kurz nachfragen, was harzt.
- Material und Fotos ergänzen. Erst wenn die Stundenerfassung sitzt.
- Nachkalkulation aufschalten. Nach etwa drei Monaten, wenn genug Daten da sind.
Wir arbeiten für Handwerksbetriebe am Zürichsee, in der Stadt Zürich und im Kanton Zug. Für ein Erstgespräch kommen wir vorbei — am liebsten auf die Baustelle, nicht ins Büro.
Häufige Fragen
Was kostet eine Rapport-App für einen Handwerksbetrieb?
Eine mobile Web-Erfassung für Stunden und Material braucht typischerweise 8 bis 16 Personentage. Eine native App mit Offline-Betrieb und Fotodokumentation liegt rund doppelt so hoch. Für Betriebe unter zehn Monteuren reicht meist die Web-Variante — das sagen wir auch, statt die teurere zu verkaufen.
Warum scheitern Einführungen von Handwerker-Software?
Meist an zu vielen Pflichtfeldern, an zu viel auf einmal, an fehlender Begleitung in den ersten Wochen oder daran, dass die Geschäftsleitung weiterhin Papierrapporte akzeptiert.
Wo liegt der grösste finanzielle Nutzen?
Nicht in der eingesparten Bürozeit, sondern bei den Regiestunden, die heute gar nie erfasst und deshalb nie verrechnet werden — und in der Nachkalkulation, die zeigt, welche Positionen systematisch zu tief offeriert werden.
Ihr Projekt besprechen?
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Wir nennen eine Bandbreite für Aufwand und Kosten — und sagen ab, wenn es sich nicht lohnt.
Kontakt aufnehmen